Adatvédelmi nyilatkozat

ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ

1. Az adatkezelő személye és tevékenysége
Az érintettek személyes adatait a SMartHU Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társaság (székhely: 1065 Budapest, Lázár utca 16. 2. em. 5.; 01-09-193505; adószám: 24993496-2-42; web: www.smarthu.org; e-mail: info@smart-hu.org; a továbbiakban: „SMartHU”) kezeli.
A SMartHU a magyar jogszabályok alapján nyilvántartásba vett gazdasági társaság.
A SMartHU az adatkezelését a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság által vezetett adatvédelmi nyilvántartásba bejelentette. A nyilvántartási azonosító: folyamatban.

2. A Tájékoztató hatálya
Jelen Adatkezelési tájékoztató (továbbiakban: „Tájékoztató”) hatálya a SMartHU adatkezelésére terjed ki.

3. Irányadó jogszabályok
A SMartHU tevékenységét a magyar jogszabályok hatálya alatt végzi. Az adatok kezelésére elsősorban az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (továbbiakban: „Infotv.”) az irányadó.

4. Fogalmak
Jelen Tájékoztatóban használt fogalmakat elsősorban az Infotv. rendelkezéseinek megfelelően kell értelmezni. Így jelen Tájékoztató alkalmazásában:
Érintett: bármely meghatározott, személyes adat alapján azonosított vagy – közvetlenül vagy közvetve – azonosítható természetes személy. A SMartHU elsősorban azon természetes személyek adatait kezeli, akik vele kapcsolatban állnak, vagy korábban kapcsolatban álltak, ennek során a SMartHU szolgáltatásait igénybe vették, a www.smarthu.org weboldalon (továbbiakban: „Weboldal”) regisztráltak. A SMartHU kezeli azon természetes személyek adatait is, akik vele kapcsolatba kívánnak lépni, és ennek érdekében megkeresik. A SMartHU ezen túlmenően az egyes szerződésekhez kapcsolódóan kezelheti azon természetes személyek adatait is, akik a SMartHU és az ügyfelek közötti jogviszonyban érintettek, és akik adatai kezelése a szerződés teljesítéséhez szükséges.
Személyes adat: az érintettel kapcsolatba hozható adat – különösen az érintett neve, azonosító jele, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző ismeret –, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés. A SMartHU az érintett által megadott személyes adatokat, a jogviszony során keletkezett, a jogviszonnyal összefüggő személyes adatokat kezeli.
Hozzájárulás: az érintett akaratának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adatok – teljes körű vagy egyes műveletekre kiterjedő – kezeléséhez. Az érintett a hozzájárulását a SMartHU-val való szerződéskötéssel, a Weboldalon való regisztrációval adja meg.

5. Az adatkezelés célja
A SMartHU tevékenységének ellátása érdekében kezel személyes adatokat. A jelen Tájékoztató hatálya alá tartozó adatkezelések az alábbi célokat szolgálhatják:
– Az érintett személyének azonosítása, az érintettel való kapcsolatfelvétel és kapcsolattartás;
– Az érintett igényeinek feltárása, a szerződés előkészítése;
– A szerződés megkötése, az érintett munkavégzésének elősegítése;
– A szerződés alapján elszámolás, fizetések kezelése;
– A jogviszonyból származó jogok gyakorlása, kötelezettségek teljesítése, kintlévőségek kezelése, behajtása, igények érvényesítése;
– Jogszabályban elrendelt kötelezettségek teljesítése;
– Az érintett külön hozzájárulása esetén reklámozás, kutatás.

6. Az adatok felvétele
A SMartHU az adatokat elsősorban az érintettől veszi fel. Az érintett az adatait a Weboldalon, vagy a szerződéskötés során adja meg.

7. Az adatkezelés jogalapja
Az adatkezelés jogalapja elsősorban az érintett hozzájárulása (Infotv. 5. § (1) bek. a) pont). Az érintett a hozzájárulását azzal adja meg, hogy a SMartHU-val kapcsolatba lép, a Weboldalon regisztrál, szerződést köt, ennek során megismeri a jelen Tájékoztatót, és hozzájárul adatai kezeléséhez. Az érintett a SMartHU-lal kötött szerződésben az Infotv. 6. § (4) bekezdésében foglaltak szerint hozzájárulást ad mindazon személyes adatai kezeléséhez, amely adatok kezelése a szerződés végrehajtásához szükséges. Amennyiben az adat kezelése nélkül a szerződés nem teljesíthető, a hozzájárulás hiányában a szerződés nem köthető meg. Minden esetben az érintett szabadon dönt a szerződéskötésről, így az adatkezelés az érintett hozzájárulásán alapul.
Ha a személyes adat felvételére az érintett hozzájárulásával került sor, az adatkezelő a felvett adatokat törvény eltérő rendelkezésének hiányában a rá vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából, vagy az adatkezelő vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítése céljából, ha ezen érdek érvényesítése a személyes adatok védelméhez fűződő jog korlátozásával arányban áll, további külön hozzájárulás nélkül, valamint az érintett hozzájárulásának visszavonását követően is kezelheti. A SMartHU tájékoztatja az érintettet, ha személyes adatainak kezelésére ezen jogalapból kerül sor. (Infotv. 6. § (5) bekezdés). Amennyiben az adatkezelés a jelen bekezdésben meghatározott jogalapon alapul, a SMartHU az érintettet tájékoztatja az adatkezelést megalapozó jogi kötelezettségről, védendő érdekről. Ilyen adatkezelések lehetnek például a szerződésből származó igények érvényesítése, szerzői jogi kérdések rendezése, amelyek szükségessé teszik az érintettek adatainak kezelését.

8. Az adatok köre és kezelése, reklámozási célú adatkezelés
A SMartHU az érintett azonosításához, a kapcsolattartáshoz, a szerződés megkötéséhez és a kötelezettségek teljesítéséhez (így különösen a kifizetéshez) szükséges adatokat kezeli.
A kezelt adatok: érintett neve, anyja neve, születési helye és ideje, adóazonosító jele, TAJ száma, telefonszám, e-mail cím. Az adatok kezelésének célja az érintett azonosítása, kapcsolattartás, kifizetés és az ezzel járó kötelezettségek (adó, társadalombiztosítás). A SMartHU ezen kívül kezeli az érintett tevékenységére, a megrendelt és elvégzett munkára vonatkozó adatokat, az adatok kezelésének célja a SMartHU szolgáltatásainak biztosítása, a szerződés teljesítése, az érintett tevékenységének elősegítése.
Az adatokat minden esetben a SMartHU kezeli, azokat a SMartHU munkatársai a szolgáltatás nyújtása, a SMartHU feladatainak ellátása során használják fel. Az adatokhoz a SMartHU-n kívüli személyek nem férnek hozzá.
Amennyiben ahhoz az érintett a regisztráció során hozzájárul, a SMartHU jogosult arra, hogy az érintettnek a SMartHU tevékenységéről, a SMartHU-t érintő eseményekről hírlevelet küldjön az érintett megadott elérhetőségeire, e-mailen, postai úton, vagy telefonon. Az érintett hozzájárulása alapján a SMartHU jogosult arra, hogy az érintettnek a közvetlen megkeresés módszerével reklámot küldjön. A hozzájárulást az érintett bármikor, indokolás nélkül visszavonhatja.

9. Adattovábbítás
A SMartHU személyes adatot csak akkor továbbít harmadik személy részére, ha ahhoz az érintett egyértelműen – a továbbított adatkör és az adattovábbítás címzettje ismeretében – hozzájárult, vagy az adattovábbításra törvény felhatalmazást ad.

10. Adatfeldolgozás
A SMartHU tevékenysége ellátásához jogosult adatfeldolgozót igénybe venni. Az adatfeldolgozók önálló döntést nem hoznak, kizárólag a SMartHU-lal kötött szerződés, és a kapott utasítások szerint jogosultak eljárni. A SMartHU ellenőrzi az adatfeldolgozók munkáját. Az adatfeldolgozók további adatfeldolgozó igénybe vételére csak a SMartHU hozzájárulásával jogosultak.
Amennyiben a SMartHU adatfeldolgozót vesz igénybe, az adatfeldolgozók személyét a jelen Tájékoztatóban közzéteszi.

11. Technikai adatok kezelése, cookie-k
A Weboldal látogatása esetén a rendszer automatikusan rögzíti a felhasználó számítógépének IP-címét, a látogatás kezdő időpontját, illetve egyes esetekben – a számítógép beállításától függően – a böngésző és az operációs rendszer típusát, továbbá az IP-cím alapján meghatározható földrajzi helyet. Az így rögzített adatok egyéb személyes adatokkal nem kapcsolhatók össze. Az adatok kezelése kizárólag statisztikai célokat szolgál. A SMartHU fenntartja a jogot arra, hogy a Felhasználó gépén adatokat tartalmazó filet-t (cookie-t) helyezzen el.
A cookie-k lehetővé teszik a Weboldal számára, hogy felismerje a korábbi látogatókat. A cookie-k a Vital Help-et, mint a Weboldal üzemeltetőjét segítik a Weboldal optimalizálásában, abban, hogy a Weboldal szolgáltatásait a felhasználók szokásának megfelelően alakítsa ki. A cookie-k alkalmasak továbbá arra, hogy
– megjegyezzék a beállításokat, így nem kell azokat a felhasználónak újra rögzítenie, ha egy új oldalra lép,
– emlékeznek a korábban bevitt adatokra, ezért azokat nem kell újra begépelni,
– elemzik a honlap használatát annak érdekében, hogy az így nyert információk felhasználásával végrehajtott fejlesztések eredményeként az a lehető legnagyobb mértékben a felhasználó elvárásai szerint működjön, a felhasználó könnyen megtalálja a keresett információt.
A felhasználó beállíthatja webes keresőjét úgy, hogy elfogadjon minden sütit, elutasítsa mindet, vagy értesítse a felhasználót, ha süti érkezik a gépére. A beállítási lehetőségek általában a böngésző „Opciók” vagy „Beállítások” menüpontjában találhatók. Az angol nyelvű www.aboutcookies.org weboldalon található részletes tájékoztató szintén segít a különböző böngészőkben történő beállításokban

12. Adatbiztonság
A SMartHU gondoskodik az adatok biztonságáról, megteszi azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítja azokat az eljárási szabályokat, amelyek az irányadó jogszabályok, adat- és titokvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek. A SMartHU az adatokat megfelelő intézkedésekkel védi a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés, továbbá az alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás ellen.
A SMartHU az általa kezelt adatokat az irányadó jogszabályoknak megfelelően tartja nyilván, biztosítva, hogy az adatokat csak azok a munkavállalók, és egyéb a SMartHU érdekkörében eljáró személyek ismerhessék meg, akiknek erre munkakörük, feladatuk ellátása érdekében szükségük van.
A SMartHU az adatok biztonságát szolgáló intézkedések meghatározásakor és alkalmazásakor tekintettel van a technika mindenkori fejlettségére. A SMartHU több lehetséges adatkezelési megoldás közül azt választja, amely a személyes adatok magasabb szintű védelmét biztosítja, kivéve, ha az aránytalan nehézséget jelentene.
A SMartHU az informatikai védelemmel kapcsolatos feladatai körében gondoskodik különösen:
– A jogosulatlan hozzáférés elleni védelmet biztosító intézkedésekről, ezen belül a szoftver és hardver eszközök védelméről, illetve a fizikai védelemről (hozzáférés védelem, hálózati védelem);
– Az adatállományok helyreállításának lehetőségét biztosító intézkedésekről, ezen belül a rendszeres biztonsági mentésről és a másolatok elkülönített, biztonságos kezeléséről (tükrözés, biztonsági mentés);
– Az adatállományok vírusok elleni védelméről (vírusvédelem);
– Az adatállományok, illetve az azokat hordozó eszközök fizikai védelméről, ezen belül a tűzkár, vízkár, villámcsapás, egyéb elemi kár elleni védelemről, illetve az ilyen események következtében bekövetkező károsodások helyreállíthatóságáról (archiválás, tűzvédelem).
A SMartHU a papíralapú nyilvántartások védelme érdekében megteszi a szükséges intézkedéseket különösen a fizikai biztonság, illetve tűzvédelem tekintetében.
A munkavállalók, és egyéb, a SMartHU érdekében eljáró személyek az általuk használt, vagy birtokukban lévő, személyes adatokat is tartalmazó adathordozókat, függetlenül az adatok rögzítésének módjától, kötelesek biztonságosan őrizni, és védeni a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés ellen.

13. Az adatkezelés időtartama
A SMartHU a személyes adatot törli, ha
a) kezelése jogellenes;

Amennyiben kiderül, hogy az adatok kezelése jogellenesen történik, a SMartHU a törlést haladéktalanul végrehajtja.

b) az érintett kéri (a jogszabályon alapuló adatkezelések kivételével);

Az érintett önkéntes hozzájárulása alapján kezelt adatok törlését az érintett kérheti. Ez esetben a SMartHU az adatokat törli. A törlés csak akkor tagadható meg, ha az adatok kezelésére jogszabály (pl. adózásra vonatkozó jogszabályok) felhatalmazást ad. A törlési kérelem megtagadásáról, és az adatkezelést lehetővé tevő jogszabályról a SMartHU minden esetben tájékoztatást ad.

c) az adat hiányos vagy téves – és ez az állapot jogszerűen nem orvosolható –, feltéve, hogy a törlést törvény nem zárja ki;
d) az adatkezelés célja megszűnt, vagy az adatok tárolásának törvényben meghatározott határideje lejárt;

Mivel az érintett részére a SMartHU folyamatos szolgáltatást nyújt, a felek kapcsolata időhatárhoz nem kötött. Mindezek alapján – az érintett kérésének hiányában – a SMartHU mindaddig kezeli az adatokat, amig a SMartHU és az érintett közötti kapcsolat fennáll, és ameddig a SMartHU az érintett számára szolgáltatást nyújthat.
A jogszabályban elrendelt adatkezelések (pl. kifizetésekhez kapcsolódó adózással, társadalombiztosítással összefüggő adatok) időtartama a vonatkozó törvényben elrendelt határidő.
Minden egyéb adatot a SMartHU töröl, ha nyilvánvaló, hogy az adatok felhasználására a jövőben nem kerül sor, vagyis az adatkezelés célja megszűnt.

e) azt a bíróság vagy a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság elrendelte

Amennyiben bíróság vagy a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság jogerősen elrendeli az adatok törlését, a törlést a SMartHU végrehajtja.
Törlés helyett a SMartHU – az érintett tájékoztatása mellett – zárolja a személyes adatot, ha az érintett ezt kéri, vagy ha a rendelkezésére álló információk alapján feltételezhető, hogy a törlés sértené az érintett jogos érdekeit. Az így zárolt személyes adat kizárólag addig kezelhető, ameddig fennáll az az adatkezelési cél, amely a személyes adat törlését kizárta. A SMartHU megjelöli az általa kezelt személyes adatot, ha az érintett vitatja annak helyességét vagy pontosságát, de a vitatott személyes adat helytelensége vagy pontatlansága nem állapítható meg egyértelműen.
A jogszabály által elrendelt adatkezelések esetében az adatok törlésére a jogszabály rendelkezése az irányadó.
A törlés esetén a SMartHU az adatokat személyazonosításra alkalmatlanná teszi. Amennyiben jogszabály azt előírja, a SMartHU a személyes adatot tartalmazó adathordozót megsemmisíti.

14. Az érintettek jogai és érvényesítésük
A SMartHU az érintettet a kapcsolatfelvétellel egyidejűleg tájékoztatja az adatok kezeléséről. Az érintett emellett bármikor jogosult arra, hogy az adatkezelésről tájékoztatást kérjen.
Az érintett kérelmére a SMartHU tájékoztatást ad az érintett általa kezelt, illetve az általa vagy rendelkezése szerint megbízott adatfeldolgozó által feldolgozott adatairól, azok forrásáról, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, az adatfeldolgozó nevéről, címéről és az adatkezeléssel összefüggő tevékenységéről, az adatvédelmi incidens körülményeiről, hatásairól és az elhárítására megtett intézkedésekről, továbbá – az érintett személyes adatainak továbbítása esetén – az adattovábbítás jogalapjáról és címzettjéről. A SMartHU köteles a kérelem benyújtásától számított legrövidebb idő alatt, legfeljebb azonban 25 napon belül, közérthető formában, az érintett erre irányuló kérelmére írásban megadni a tájékoztatást. A tájékoztatás ingyenes, ha a tájékoztatást kérő a folyó évben azonos adatkörre vonatkozóan tájékoztatási kérelmet még nem nyújtott be. Egyéb esetekben költségtérítés állapítható meg. A már megfizetett költségtérítést vissza kell téríteni, ha az adatokat jogellenesen kezelték, vagy a tájékoztatás kérése helyesbítéshez vezetett.
Az érintett kérheti, hogy a tévesen szereplő személyes adatát a SMartHU helyesbítse. Abban az esetben, ha a helyesbítendő adatok alapján rendszeres adatszolgáltatás történik, a SMartHU szükség esetén a helyesbítésről tájékoztatja az adatszolgáltatás címzettjét, illetve az érintett figyelmét felhívja arra, hogy a helyesbítést más adatkezelőnél is kezdeményeznie kell.
Az érintett a jogszabályban elrendelt adatkezelések kivételével kérheti a személyes adatai törlését. A SMartHU az érintettet a törlésről tájékoztatja.
Az érintett az Infotv.-ben meghatározottak szerint tiltakozhat személyes adatai kezelése ellen.
Az érintett tájékoztatás, helyesbítés, törlés iránti kérelmét előterjesztheti írásban, a SMartHU székhelyére, telephelyére címzett levélben.
Ha a SMartHU az érintett helyesbítés, zárolás vagy törlés iránti kérelmét nem teljesíti, a kérelem kézhezvételét követő 20 napon belül írásban közli a helyesbítés, zárolás vagy törlés iránti kérelem elutasításának indokait. A helyesbítés, törlés vagy zárolás iránti kérelem elutasítása esetén a SMartHU tájékoztatja az érintettet a bírósági jogorvoslat, továbbá a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz fordulás lehetőségéről.
Az érintett a fenti, jogainak gyakorlásával kapcsolatos nyilatkozatokat megteheti a SMartHU 1. pontban írt elérhetőségein.
Az érintett panaszával fordulhat közvetlenül a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (cím: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c.; telefon: +36-1-391-1400; e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu; honlap: www.naih.hu) is. Az érintett jogosult jogainak megsértése esetén az Infotv. 22. § (1) bekezdése alapján bírósághoz fordulni. A per elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik. A per – az érintett választása szerint – az érintett lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható. A SMartHU kérésre az érintettet részletesen tájékoztatja a jogorvoslat lehetőségéről és eszközeiről.